Les clients d'Argosy ont confié au cabinet et à ses inscrits leur épargne personnelle et leur épargne-retraite. Le cabinet prend très au sérieux sa responsabilité de s'assurer que les recommandations faites à ses clients sont appropriées et adaptées. De plus, la société a une politique de communication ouverte où les clients peuvent aborder tout problème concernant leurs comptes. Argosy a mis en place une politique pour répondre à toute préoccupation ou plainte pouvant survenir au cours de la conduite des affaires.

Argosy a désigné le CCO comme agent désigné des plaintes à qui tous les inscrits et/ou directeurs de succursale aviseront de toute plainte, qu'elle soit verbale ou écrite. L'ACD gérera le processus de traitement des plaintes et assurera la liaison avec l'OCRCVM.

Les plaintes des clients peuvent aller de problèmes de service, tels que le fait de ne pas être contacté fréquemment, à des problèmes de transactions discrétionnaires et de malversations. Chaque fois qu'un conseiller reçoit une plainte d'un client, qu'elle soit verbale ou écrite, le conseiller doit en aviser son directeur de succursale et le DCO. Dans le cas d'une plainte verbale, le directeur de succursale ou un délégué communiquera avec le client et enregistrera les détails de la plainte. Le cabinet peut également demander au client de mettre la plainte par écrit, afin de s'assurer que toutes les allégations sont correctement enregistrées. Dans les rares cas où le client n'est pas en mesure de déposer une plainte écrite, le gestionnaire ou son délégué enverra une lettre au client confirmant les détails de leur conversation. Le client est prié d'aviser le cabinet si les renseignements enregistrés par le directeur de succursale sont inexacts et ne représentent pas correctement les préoccupations soulevées.

Si dans les deux semaines, il n'y a pas de réponse du client qui a indiqué qu'il fournira une plainte écrite, le directeur de succursale assurera le suivi avec le client. Cette lettre informera également le client que le cabinet répondra à la plainte enregistrée par le directeur de succursale. L'ACD mène ensuite l'enquête et informe le client du résultat de l'enquête.

La plainte sera signalée sur Comset, une fois que le client aura confirmé que les allégations enregistrées par le directeur de succursale sont bien les allégations qu'il a initialement formulées. Les plaintes verbales et écrites des clients sont examinées et enregistrées dans le journal des plaintes des clients et les détails de l'allégation sont enregistrés sur Comset.

Dès réception d'une plainte écrite, une lettre accusant réception de la plainte sera postée au client dans les cinq jours ouvrables. Cette lettre doit comprendre les éléments suivants:

L'ACD examinera les préoccupations ou les allégations soulevées par le client et interrogera le conseiller à l'encontre duquel les préoccupations ou les allégations ont été soulevées. L'ACD peut également demander une réponse écrite à l'AI. Les autres documents pertinents à examiner sont le KYC et d'autres documents de compte, les relevés de compte, les notes de conformité et les demandes de renseignements du directeur de succursale, la réponse du conseiller, les notes du conseiller et la correspondance entre l'entreprise et le client.

Une fois l'enquête terminée, l'ACD répondra au client, informera la direction des conclusions et informera Comset des résultats de l'enquête. Si les conclusions sont des violations des politiques et procédures de la société, de l'OCRCVM ou des règles et règlements provinciaux, la direction de la société en sera avisée immédiatement. Toute action disciplinaire interne entreprise sera enregistrée sur Comset.

Veuillez transmettre toutes les demandes à:

Chef de la conformité
1725 16th Avenue
Suite 101
Richmond Hill, ON
L4B 0B3